Онлайн-кассы в 2023 году

Обзор LIFE PAY, какие кассы существуют на рынке, как их подключить и сэкономить на оборудовании.

Что такое онлайн-кассаОнлайн-касса — это кассовый аппарат с фискальным накопителем. Фискальные накопители записывают и хранят информацию о чеках и передают ее в налоговую. Онлайн — потому что передает эти данные через интернет.ФНС получает информацию о том, сколько выручки получает каждый магазин. Фискальный накопитель в кассе нужен для того, чтобы зашифровать информацию о платежах и не допустить ее подмены, чтобы не занижать доход и платить меньший налог.Кто должен использовать кассуВ рамках 54-ФЗ все компании и индивидуальные предприниматели (за редким исключением) обязаны установить онлайн-кассы и использовать их при продаже товаров, работ или услуг физическим лицам или представителям компаний или ИП, если они расплачиваются наличными или картой в торговой точке.Читайте подробнее в блоге LIFE PAY "Онлайн-касса: какую выбрать"Но есть и исключенияНекоторые могут осуществлять торговлю без кассы и при этом не нарушать закон:ИП, использующие режим "налог на профессиональный доход". Им нужно формировать чеки в приложении "Мой налог"Сдача в аренду жилья или машино-местаРемонт обуви или изготовление ключейПродажа мороженого в киоскахПродажа прохладительных напитков, питьевой воды или бутилированного молока.ИП и предприятия, работающие в труднодоступных районах: список таких муниципалитетов определяется местными властями.ИП, имеющие патент на несколько видов деятельности, торговля на ярмарках и рынках, сельские аптеки также могут работать без онлайн-кассы."Что такое ККТ: понятие, разновидности, сферы применения" — читайте подробнее у LIFE PAYКакие виды кассы бываютВ целом, кассовое оборудование можно разделить на три типа:Регистратор с фискальным накопителем — разновидность касс без клавиатуры и дисплея.Онлайн касса с фискальным накопителемДополнительное оборудование: сканеры штрих-кодов, эквайринговые терминалы и денежные ящики.Что такое фискальный накопительОнлайн-кассы должны передавать данные о каждом платеже в налоговую через интернет. Для этого и нужен накопитель, который представляет собой небольшое устройство-флешку внутри кассового аппарата. Без фискального накопителя кассовый аппарат использовать невозможно.Фискальный накопитель регистрирует и шифрует операции, затем передает их Оператору фискальных данных. ОФД отправляет информацию в налоговую. Если привести аналогию, ФН сообщает налоговой, что операция точно состоялась, ее нельзя заменить или скрыть.ФН разрешается использовать только тех моделей, которые зарегистрированы в ФНС. Читайте подробнее в этом материале.Сколько стоит ФН Стоимость составляет от 8 000 до 12 000 рублей. Цена зависит от срока действия: ФН бывают на 15 и 36 месяцев. Когда срок действия накопителя истекает, необходимо приобрести новый и перерегистрировать онлайн-кассу.Как выбрать период работыСрок действия ФН нужно выбирать исходя из своего налогового режима. Например, фискальный накопитель со сроком действия 36 месяцев обязателен: для ИП и предприятий на УСН или ЕСХН, а также для ИП на патенте. В некоторых случаях продавцы могут установить накопитель на 15 месяцев:Сезонный бизнесБизнес, который совмещает два режима, один из которых ОСНБизнес работает на кассе в автономном режиме. Так работают кассовые аппараты в муниципалитетах, удаленных от сетей связиЕсли компания выступает платежным агентом. Например, принимает оплату за интернет, телефон, мобильную связь, коммунальные платежи и т.дКомпании и индивидуальные предприниматели на спецрежиме обязаны использовать ФН сроком 15 месяцев, если торгуют подакцизными товарами.Использование фискального накопителя, не соответствующего условиям использования, может привести к штрафу:1 500 - 3 000 рублей для ИП2 500 - 5 000 рублей — малые и средние предприятия5 000 - 10 000 рублей — крупные и средние предприятияКак выбрать кассуОнлайн-кассы должны соответствовать законодательству. Чтобы проверить это, найдите вашу модель в реестре к на сайте налоговой. Также важно понимать, что многие производители ушли из России и использовать кассы становится проблематично.Если вы купите кассовый аппарат, которого нет в реестре, вы не сможете его зарегистрировать — по мнению налоговых органов, работа с таким кассовым аппаратом создает впечатление, что кассового аппарата не существует. Поэтому индивидуальные предприниматели и владельцы компаний платят штраф в размере 10 000 руб, малые предприятия — 15 000 руб, а крупные и средние предприятия - 30 000 руб.Все онлайн-кассы можно разделить на автономные кассовые аппараты, облачные кассы и POS-системы. В некоторых случаях вместо онлайн-касс могут использоваться фискальные регистраторы.Фискальный регистраторФискальный регистратор — это аппарат без клавиатуры и экрана. Для работы он должен подключаться к компьютеру или планшету с кассовой программой. Популярные модели: АТОЛ 11 Ф, АТОЛ 25 Ф, АТОЛ 30 Ф.ФР состоит из трех компонентов: фискального накопителя, принтера чеков и вычислительной машины. Делая выбор в пользу ФР, а не кассы, важно понимать основные отличия и преимущества. Так, Фискальный регистратор не может работать без компьютера или планшета. Касса же автономна. Использовать ФР будет логично, если какие либо процессы сопряжены с работой на компьютере. Также для ФР стоит предусмотреть установку программного обеспечения на компьютер. Он отличается от тех, что стоят на кассовых устройствах.Кстати, LIFE PAY недавно "выпустила приложение, которое превращает компьютер в кассу" — читайте подробнее в блоге.При этом Фискальные регистраторы обеспечивают более быструю печать чеков — 300 мм/с в противовес кассам с максимальной скоростью в 100 мм/с.Какие плюсы и минусы фискального регистратора:Кассир работает на большом экране компьютера, где параллельно могут быть запущены несколько рабочих программ. Их можно синхронизировать друг с другом для более быстрой и автоматизированной работы, когда важна скорость и четкость действий: например, в магазинах и супермаркетах с высокой проходимостью.ФР использует память компьютера, объем которой несоизмеримо больше, чем память кассы. Подходит для бизнеса с большим количеством операций.Скорость печати чеков выше. Это также может стать решающим аргументом для бизнеса, которому важно сокращать очереди благодаря более быстрому обслуживанию.Решение скорее подходит для крупных сетей розничной торговли, а также для сферы услуг, где для работы с клиентом сотрудникам необходим компьютер: туроператоры, салоны красоты, фитнес-студии и т.д.Автономная кассаСамый простой онлайн-кассовый аппарат. Подходит для выездных продаж, курьерских служб и небольших торговых точек. Примеры таких касс: АТОЛ 91 Ф Лайт, АТОЛ 91 Ф, АТОЛ 92 Ф и Меркурий 185 Ф.Плюсы и минусы онлайн-кассыПлюсы:Компактность — подходит для мобильных сотрудниковДолгое время работы без подзарядкиУстойчивость к погодным условиямПодключение к интернету через сим-карту или WiFiШирокий выбор моделей под бюджетМинусы:Чеки печатаются в среднем со скорость 40 мм/сек, что тормозит обслуживание большого потока клиентов.Нет интеграции с компьютерамиТребуется ручной ввод товаров — не подходит для розничных магазинов с большим каталогом товаров.Облачная кассаПодходит только для интернет-магазинов или доставки с оплатой на месте, но не для офлайн-точек. Облачная касса — это аналог стационарного кассового устройства, т.е. онлайн-касса, но виртуальная. Другими словами, это сервис, при помощи которого ведется учет поступлений средств от покупателей, а данные об оплате автоматически отправляются в налоговую инспекцию.Основное отличие облачной кассы — физически самого аппарата у предпринимателя нет. То есть клиентам не придется приобретать устройство, обновлять систему и ремонтировать.Как подключить:арендовать оборудование, которое находится в защищенном дата-центре;заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) предоставление услуг;если оплату за товар будет принимать ваш сотрудник, также нужно заранее позаботиться о специальном приложении для смартфона.Облачная касса также, как и стационарная, полностью соответствует требованиям 54-ФЗ. Она регистрируется в налоговой инспекции, где виртуальному устройству присваивается уникальный номер. Для этого следует предварительно получить электронную цифровую подпись (ЭЦП). Получается, что цифровая касса заменит предпринимателю полноценную контрольно-кассовую технику (ККТ).Что такое облачная касса и как она может помочь вашему бизнесуPOS-системыPOS-системы — набор устройств, интегрированных друг с другом, включая онлайн-кассу, сканер штрих-кода и весы. Они подходят для торговых точек с большим потоком покупателей и широким ассортиментом товаров.Плюсы и минусы POS-систем:ПлюсыАвтоматически обновляются при изменениях в законодательствеАвтоматизирует работу магазина — загружает товары и цены на кассе, печатает ценники, отслеживает закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки.Минусы:Достаточно дорогая стоимостьЧто еще нужно купить?Дополнительное оборудование для эффективной продажи товаров, приобретаемых вне кассы.Сканеры штрих-кодов — для магазинов с широким ассортиментом товаров. Сканер считывает штрих-код, позволяя кассиру идентифицировать нужный товар в каталоге на кассе. Без сканера кассиру приходится искать товар по названию или вводить код товара вручную.Терминалы, поддерживающие оплату картами и платежи по СБП. Терминал не заменяет онлайн-кассу, а работает вместе с ней.Принтер этикеток - необходим для самостоятельной маркировки товаров, на которые производитель не наносит штрих-код. Однако штрих-коды можно напечатать на обычном принтере, поэтому этот пункт можно опустить.